Comment préparer une cérémonie d'inauguration ?
Quelle que soit la cérémonie d’inauguration il est primordial de planifier certains détails en amont : la date et l’heure, le lieu de la cérémonie (en intérieur ou en extérieur), le nombre d’invités, ainsi que le budget disponible pour l’événement afin de :
1. Quel matériel pour bien organiser une inauguration officielle ?
Une cérémonie d’inauguration officielle peut être organisée par une commune pour différentes occasions :
- L’ouverture d’un édifice public (école, crèche, complexe sportif ou culturel, logement social, etc),
- La création ou l’amélioration d’une voie publique (place, rue, boulevard)
- L’inauguration d’un monument historique (statue, bâtiment ancien, cathédrale, etc).
Ces différents événements peuvent avoir lieu en intérieur ou en extérieur. Le matériel à prévoir ne sera donc pas le même selon le lieu de l’inauguration.
1.1 Le matériel indispensable pour le protocole d’inauguration
Ruban et ciseaux d’inauguration :
Indispensable pour inaugurer un édifice, une voie ou un monument, le ruban de cérémonie doit être coupé par une paire de ciseaux afin de marquer l’ouverture. Le plus souvent le ruban est bleu, blanc, rouge mais il peut également être personnalisé avec le blason de la commune.
À savoir : Il existe une tradition voulant que le ruban d’inauguration soit coupé en petits bouts pour être distribués aux invités.
Le coussin d’inauguration :
Le coussin d’inauguration élégant et prestigieux, permet de poser la paire de ciseaux tout au long de l’événement. Afin que le traditionnel ruban soit coupé pendant l’événement, la paire de ciseaux doit être présentée au maître de cérémonie sur un coussin en velours.
Drapeau d’inauguration (ou cache-plaque) :
Le drapeau d’inauguration, aussi appelé cache-plaque, est utilisé pour couvrir une plaque de rue. Il est conçu avec une bande Velcro et un cordon qui permettent de découvrir le panneau lorsque l’on tire dessus. Le drapeau d’inauguration peut être bleu, blanc, rouge ou imprimé avec le blason de la commune.
1.2. le matériel nécessaire pour le discours d’inauguration
Pupitre de discours
Matériel indispensable pour le discours d’inauguration, un pupitre est équipé d’un plateau incliné permettant de poser le discours du maire ou des autorités protocolaires qui prendront la parole pendant l’événement. Afin d’être entendu de tous, même par le public le plus éloigné, il est fortement recommandé d’équiper votre pupitre de discours d’un microphone.
À savoir : Pour gagner en visibilité, il est possible d’accessoiriser votre pupitre de discours avec un fronton personnalisé au blason de votre commune ou avec la date de l'événement.
Les chaises
Afin de garder le caractère prestigieux de l’événement, nous vous recommandons des chaises d'intérieur en velours pratiques, confortables et esthétiques. Le nombre de chaises devra respecter la réglementation en vigueur, être calculé en fonction du nombre de convives ainsi que de la configuration de la salle où se déroule la cérémonie. Si toutefois vous ne souhaitez pas que vos convives s’assoient pendant le discours, prévoyez quelques chaises pour les personnes âgées assistant à la cérémonie.
1.3 Le matériel pour le cocktail
Pour assurer le bon déroulement du cocktail d’inauguration, il est recommandé de s’équiper de tables hautes et de tabourets pour les convives, de tables de réception pour poser le buffet et les boissons. Si la cérémonie d’inauguration a lieu en extérieur, prévoyez une tente pliante pour abriter vos invités des intempéries éventuelles.
N'hésitez pas à donner de la couleur à votre espace en recouvrant vos tables à l'aide de nos nappes stretch.
2. Déroulement d'une inauguration : les différentes étapes
Une inauguration se déroule en différentes étapes selon l’objet inauguré, la manière la plus courante est la suivante :
- Accueil des invités par le maire et les élus
- Installation des autorités au 1er rang selon l’ordre de préséance pour les cérémonies d’inauguration publique
- Coupure du traditionnel ruban d’inauguration
- Allocution du maire et des autorités protocolaires
- Dévoilement de la plaque ou monument (s’il y en a)
- Cocktail offert par la collectivité
- Fin de la cérémonie
Pour l’inauguration d’un monument ou d’une stèle, les étapes suivantes doivent être suivies avant le cocktail :
- Appel des morts
- Dépôt de gerbes
- Minute de silence
- Chant de la Marseillaise
3. Comment communiquer avant l’inauguration officielle ?
La communication avant une cérémonie d’inauguration est très importante. Elle débute 2 mois avant, avec l’envoi d’un communiqué de presse aux journaux mensuels, hebdomadaires et journaliers. Afin que la presse n’oublie pas votre événement, il est recommandé d’envoyer un rappel environ 10 jours avant la date de celui-ci.
A savoir : Le communiqué de presse doit comprendre toutes les informations relatives à la cérémonie ainsi que les logos officiels des partenaires techniques et financiers. Le communiqué doit être validé en amont par les partenaires, mais aussi par la préfecture si un préfet est présent à l’inauguration.
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